Política de Integridade

1 INTRODUÇÃO

A Política de Integridade (“Política”) é parte dos esforços da AMAGGI (“AMAGGI” ou “Companhia”) para reforçar sua cultura de ética, integridade, transparência e de cumprimento às leis que orientam a realização de seus negócios.

Esta Política está sujeita a revisões periódicas para atualizações, conforme necessário, em decorrência de alterações na regulamentação e/ou legislação aplicável ou, ainda, para refletir alterações no Código de Ética e Conduta e políticas internas da AMAGGI.

 

2 OBJETIVO

Esta Política tem o objetivo de estabelecer regras e diretrizes para prevenção, detecção e correção e deve ser seguida pelos colaboradores, terceiros, parceiros de negócios, partes interessadas e todos que atuem em nome e/ou em benefício da AMAGGI. A Política deve ser lida e considerada em conjunto com o Código de Ética e Conduta e demais políticas da Companhia.

Objetiva também orientar e engajar todas as partes interessadas quanto à prevenção da prática de corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro e quaisquer outros ilícitos ou violações das diretrizes das políticas internas e da legislação aplicável às atividades da AMAGGI.

 

2.1 Abrangência

Este documento aplica-se à AMAGGI no Brasil e exterior.

2.2 Alterações Realizadas

Atualização da definição de doação e patrocínio;

Incluído tema de Privacidade e Proteção de Dados;

Atualização do procedimento de registro de Agenda com Poder Público;

Incluída definição de Brinde.

 

3 DEFINIÇÕES. TERMINOLOGIA E SIGLAS

Para efeitos deste documento, sobre o assunto na AMAGGI, conceitua-se por:

• Doação: Qualquer contribuição (financeira ou não) a terceiros, quando não há em troca um benefício (contrapartida). Podem ser por exemplo projetos culturais, sociais, ambientais ou esportivos sem contrapartida. Para uma descrição mais detalhada consultar a DE-0134 Política de Doações e Patrocínios.
• Patrocínio: Qualquer contribuição (financeira ou não) a terceiros, em troca de algum tipo de benefício (contrapartida) que agregue valor ao posicionamento da AMAGGI. Contrapartidas podem ser, por exemplo, a exposição da marca, inserção de material promocional na pasta dos participantes de um evento, cessão de um espaço para receber clientes, entre outros. Para uma descrição mais detalhada consultar a DE-0134 Política de Doações e Patrocínios.
• Brinde: Item institucional distribuído ou recebido a título de cortesia, propaganda ou publicidade sem nenhum valor comercial ou com valor de mercado abaixo de R$300,00 e que pode ser recebido desde que contenha o logotipo da empresa, como exemplo: agendas, cadernos, calendários, canetas, etc. Sua distribuição deve ser de forma generalizada e impessoal.
• Hospitalidade: Benefícios oferecidos ou recebidos com o objetivo de estreitar relacionamento com parceiros de negócio, tais como: hospedagens, despesas de deslocamento e/ou ingressos ou convites para seminários, congressos, workshops, palestras, apresentações, almoço, jantares ou eventos desde que tenha conexão com os negócios da AMAGGI.
• Conflito de interesses: Situações nas quais os seus interesses particulares ou de parentes próximos ou de alguém de sua relação pessoal interferem, ou parecem interferir, em sua capacidade de julgar ou tomar decisões isentas, em nome da AMAGGI. Também surgem quando colaboradores, ou seus parentes próximos, recebem benefícios pessoais inadequados por conta de sua posição na empresa.
• Due Diligence de Integridade (DDI): Procedimento metódico de pesquisa em bases públicas de dados, informações, documentos, processos com objetivo de conhecer a organização ou indivíduo com a qual a companhia pretende se relacionar ou interagir. É a análise sistemática de documentos e informações de uma empresa, que permite mensurar riscos efetivos e potenciais.
• Legislação Anticorrupção: Define toda e qualquer legislação, nacional ou estrangeira que mencione as práticas de combate à corrupção e suas melhores práticas, incluindo mas não se limitando à Lei 12.846/13 e seus decretos, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional e estrangeira; FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) legislação norte americana que visa combater atos de corrupção transnacional por determinadas pessoas ou entidades relacionadas aos Estados Unidos; e UKBA (United Kingdom Bribery Act) legislação britânica de combate à corrupção.
• Parceiro de Negócio: Todos os profissionais ou pessoas jurídicas contratadas que não sejam colaboradores efetivos, mas se apresentam em nome da AMAGGI ou atuam (direta ou indiretamente), de qualquer forma e a qualquer título, dentro ou fora de qualquer unidade de negócio, no interesse ou benefício da AMAGGI, bem como prestadores de serviços.

 

4 A ÁREA DE COMPLIANCE

A AMAGGI, ciente da importância de uma estrutura adequada para atender às melhores práticas de integridade e ética criou em 2017 a área de Compliance, responsável por assegurar a implantação, desenvolvimento, aplicação e monitoramento do Programa de Compliance da AMAGGI, bem como sanar eventuais dúvidas decorrentes desta Política.

A AMAGGI é signatária do Pacto Global da ONU, em especial das iniciativas da Ação Coletiva Anticorrupção e foi uma das 17 empresas a elaborar o Guia de Boas Práticas Anticorrupção da Agroindústria em 2022 e reforça constantemente, com o apoio da Alta Administração, a contínua divulgação e atualização do Programa de Compliance.

O Compliance possui recursos humanos e financeiros necessários para prosseguir as suas atribuições.

São atribuições da Área de Compliance:

➔ Promover e assegurar a adoção das melhores práticas de ética e integridade em conformidade com a legislação vigente que regula o Programa de Compliance;

➔ Gestão de Riscos de Compliance;

➔ Assegurar a implementação de controles internos que mitiguem os riscos de compliance da Companhia;

➔ Desenvolver e administrar os treinamentos do Programa de Compliance;

➔ A elaboração e/ou revisão do Código de Ética e Conduta, bem como as políticas e procedimentos relacionadas ao Programa de Compliance que demonstrem de forma clara e acessível a todos os valores e princípios da companhia;

➔ Desenvolver comunicações e ações internas relacionadas aos temas do Programa de Compliance.

Todas as políticas da AMAGGI devem seguir as diretrizes da PO-0167 Manual de Gestão de Documentos e Registros, em caso de dúvidas entrar em contato pelo e-mail compliance@amaggi.com.br.

 

5 RELACIONAMENTO COM ENTIDADES GOVERNAMENTAIS

As relações da companhia com governantes ou autoridades públicas são baseadas na transparência e ética, de forma a assegurar a construção de relações íntegras e contributivas. Os representantes dos órgãos públicos recebem tratamento profissional e isento, tornando-se disponíveis aos mesmos sempre que solicitadas as informações, dados e registros pertinentes e exigidos por lei.

A AMAGGI exige e espera que todas as interações com a Administração Pública e Agentes Públicos ocorram de forma ética, transparente, em conformidade com a legislação aplicável e observem as seguintes diretrizes:

(i) O relacionamento com Agentes Públicos deve ser ético, profissional, cordial e transparente, com comunicação clara e direta, evitando-se interpretações dúbias;

(ii) No caso de comunicação por e-mail ou celular, recomenda-se utilizar somente o e-mail ou celular corporativos. As atividades realizadas por celular, posteriormente devem ser formalizadas por e-mail;

(iii) A realização de reuniões com Agentes Públicos deve ser precedida de definição expressa e clara de sua pauta;

(iv) No caso de acompanhamento de Agentes Públicos em fiscalizações e visitas in loco, os Funcionários e Terceiros devem somente prestar informações exclusivamente técnicas e operacionais apresentando os documentos exigidos pela autoridade;

(v) Procedimentos para obtenção e renovação de licenças, permissões e autorizações governamentais devem seguir procedimento claro e transparente do órgão público competente, sendo expressamente proibido o pagamento de qualquer taxa, a qualquer título, não prevista em leis e regulamentos aplicáveis, sendo que todos os questionamentos devem ser respondidos de forma oficial e com argumentos técnicos e jurídicos;

(vi) Sempre evitar interações com Agentes Públicos que possam parecer suspeitas ou sugerir a prática de irregularidades;

(vii) Caso o Funcionário entenda que reunião com Agente Público não segue a pauta definida ou nela iniciou-se discussão de assuntos que podem gerar interpretação incerta, deverá pedir para constar em ata a sua saída da reunião e retirar-se, além de reportar o evento ao seu gestor e a área de Compliance;

Com relação as diretrizes indicadas nos itens acima, em vista do reconhecimento pela Companhia da necessidade de contatos mais recorrentes com Agentes Públicos para atividades do dia a dia, fica dispensado o registro obrigatório.

Será obrigatório o registro com agente público para reuniões em que possa implicar tomada de decisão, à partir do nível de Gerente, por meio do formulário RAPP – Registro de Agenda com Poder Público em até 30 dias da data da reunião.

Para maior detalhamento, consultar a IT-0118 – Instrução para Recebimento de Agentes Públicos e Correspondências de Órgãos e Repartições Públicas.

 

6 CONFLITO DE INTERESSES

Conflito de interesses são situações nas quais nossos interesses particulares ou de parentes próximos ou de alguém da nossa relação pessoal interferem, ou parecem interferir, na nossa capacidade de julgar ou tomar decisões isentas, em nome da AMAGGI. Também surgem quando nossos colaboradores, ou seus parentes próximos, recebem benefícios pessoais inadequados por conta de sua posição na empresa.

A AMAGGI conduz suas atividades de forma ética, íntegra e transparente, em conformidade com o seu melhor interesse, evitando qualquer tipo de conflito de interesses.

Seguem algumas situações de conflito de interesses, não exaustivas, que são proibidas:

• Usar informações confidenciais para tomar decisões que gerem vantagens pessoais;
• Manter subordinação hierárquica direta com familiar ou em um relacionamento amoroso;
• Aceitar cargo, tarefa ou responsabilidade externa de natureza pessoal que possa afetar o desempenho e produtividade na empresa, ou que auxilie atividades de concorrentes;
• Contratar, direta ou indiretamente, parentes próximos ou de alguém da sua relação pessoal ou influenciar que um outro os contrate, fora dos princípios estabelecidos de contratação por competência e mérito;
• Realizar parcerias comerciais com empresas de propriedade de parentes próximos ou familiares de colaboradores que tenham relação de decisão ou influência sobre o contrato, sem que tenha sido realizado o processo de interno de contratação;
• Usar os recursos da AMAGGI para atender a interesses particulares.

No processo de recrutamento e seleção, o formulário DCI – Declaração de Conflito de Interesse será aplicado pela equipe de Recursos Humanos para os candidatos elegíveis, conforme IT- 0947 Declaração de Conflito de Interesse.

➔ Cada colaborador tem o dever de analisar a sua própria situação na AMAGGI e reportar, imediatamente, qualquer potencial conflito de interesse por meio do formulário DCI – Declaração de Conflito de Interesse. O preenchimento deve refletir a realidade e sempre que alguma condição de trabalho for alterada ou alguma situação potencial de conflito aconteça, o colaborador deverá preencher novamente. Esse formulário deve ser encaminhado ao superior imediato para análise, o qual deverá, obrigatoriamente, propor uma medida mitigadora para eventual conflito, ou seja, sempre que houver uma resposta “sim”, para qualquer pergunta do formulário. Se todas as questões forem respondidas com “não”, o superior deverá atestar sua ciência e concordância com as respostas.

➔ Após validação do gestor, para os formulários que tiveram alguma resposta “sim”, será enviado para área de Compliance que com base na normativas internas, fornecerá um parecer.

➔ A realização de atividades profissionais externas paralelamente ao trabalho na AMAGGI, exceto as de cunho acadêmico, somente são permitidas mediante solicitação através do formulário de declaração de conflito de interesses, a análise da área de Compliance e aprovação do Diretor da área.

7 BRINDES, PRESENTES E HOSPITALIDADES

É dever de todos cumprir os princípios básicos no tratamento dos Brindes, Presentes e Hospitalidades. São eles:

• Nenhum brinde, presente ou hospitalidade pode ser concedido ou recebido para obter qualquer vantagem indevida;
• A legislação vigente precisa ser totalmente atendida;
• Não pode gerar nenhuma percepção negativa que venha a afetar a imagem da AMAGGI ou de seus colaboradores;
• O benefício deve ser contabilizado adequadamente e representar fielmente a realidade.

 

É aceitável oferecer, conceder e receber brindes institucionais, distribuído a título de cortesia, sem nenhum valor comercial ou com valor de mercado abaixo de R$ 300,00 (trezentos reais) e que contenha o logotipo da empresa, como agendas, cadernos, calendários, chaveiros, canetas, canecas etc. Sua distribuição deve ser realizada de forma generalizada e impessoal. Os brindes institucionais da AMAGGI oferecidos ou concedidos em ocasião de eventos especiais, de divulgação, de datas comemorativas de natureza histórica e cultural ou publicidade, devem ser aprovados pela área de Comunicação Corporativa.

Hospitalidades podem ser oferecidas e aceitas desde que tenham conexão com o negócio e sem qualquer expectativa de reciprocidade, obrigação ou troca de favor, com natureza estritamente profissional, e com as aprovações necessárias. O custeio de viagens de negócios não pode, em qualquer circunstância, ser estendido para familiares e outras pessoas. Além disso, é proibido aceitar convites que tenham exclusivamente caráter de entretenimento.

Presente é qualquer coisa, benefício ou vantagem a que possa ser atribuído valor monetário ou não e que seja dada ou recebida em decorrência de uma relação comercial ou institucional e pela qual o receptor não tenha que pagar o seu respectivo valor de mercado.

A AMAGGI respeita o direito de seus colaboradores à privacidade nas suas atividades pessoais. No entanto, é possível que interesses pessoais ocasionem um conflito, real ou potencial com seu dever de lealdade para com a companhia, assim, Presentes e Hospitalidades não devem ser aceitos sem o prévio registro via Formulário de Presentes e Hospitalidades, com a expressa autorização do superior imediato do solicitante e da área de Compliance, via ferramenta interna da companhia.

Se houver dúvida sobre ser permitido ou não a concessão ou recebimento de um benefício, a área de Compliance deve ser consultada (compliance@amaggi.com.br). Não consultar significa que a pessoa envolvida está assumindo a responsabilidade pelo ato e que tem a certeza de estar cumprindo as diretrizes desse procedimento e do Código de Ética e Conduta da AMAGGI.

 

8 DOAÇÕES E PATROCÍNIOS

A AMAGGI pode realizar doações, investimentos sociais e patrocínios que visem ao desenvolvimento cultural, social, ambiental, entre outros. A AMAGGI dispõe de processo de análise de doações e patrocínios regidos pela DE-0134 Política de Doações e Patrocínios. Todas as solicitações de doação (com exceção para intercompany) serão avaliadas pela área Investimento Social, que poderá aprovar ou não de acordo com avaliação do mérito e todas as solicitações de patrocínio serão avaliadas pela área Comunicação Corporativa, que poderá aprovar ou não de acordo com avaliação do mérito. Se aprovadas as solicitações de doação ou patrocínio por essas áreas, as solicitações serão analisadas pela área de Compliance, responsável pela análise da conformidade.

É dever de todos cumprir os princípios básicos na abordagem de Doações e Patrocínios. São eles:

▪ Nenhum benefício pode ser concedido para obter vantagem indevida;

▪ A legislação vigente precisa ser totalmente atendida;

▪ A Doação de recursos a partidos políticos, campanhas políticas e/ou candidatos a cargos políticos, com recursos da empresa, é proibida, conforme legislação em vigor;

▪ Não pode gerar nenhuma percepção negativa que venha afetar a imagem da empresa ou dos administradores e colaboradores;

▪ Devem ser contabilizados adequadamente e representar fielmente a realidade.

Doações ou Patrocínios direta ou indiretamente, ao Poder Público, somente deverão ser realizados se estiverem em linha com os fins e propósitos sociais, ambientais, educacionais e humanitários, de acordo com as diretrizes da AMAGGI, incluindo, mas não se limitando:

➔ Promoção do bem-estar da comunidade;

➔ Desenvolvimento social, educacional e da proteção do meio ambiente; e/ou

➔ Contribuição para o desenvolvimento de comunidades, cidades e regiões, preferencialmente em locais onde a AMAGGI possui operações.

 

9 PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS

A AMAGGI se compromete a tomar todas as medidas técnicas e administrativas adequadas a proteção dos Dados Pessoais a que tiver acesso de seus colaboradores, ex-colaboradores, administradores, clientes, fornecedores e parceiros, bem como dos indivíduos diretamente relacionados a eles e que venha a ter acesso, em razão do desempenho de suas atividades, sendo-lhe vedado ceder e/ou permitir acesso por terceiros a tais informações, ressalvadas as hipóteses legais e contratuais aplicáveis.

Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/18) do Brasil e atendendo melhores práticas internacionais, a AMAGGI possui e disponibiliza ao público interno e externo sua Política de Privacidade.

Para qualquer dúvida sobre a Política de Privacidade da AMAGGI ou sobre seus direitos sob as leis de proteção de dados aplicáveis, bem como sobre os dados pessoais que AMAGGI mantém ou qualquer outra solicitação ou reclamação sobre privacidade ou direitos relacionados, use o e-mail: privacidade@amaggi.com.br

 

10 CANAL CONFIDENCIAL

A AMAGGI mantém um canal de comunicação confidencial acessível e aberto ao público interno e externo para reporte de atos de não conformidade ao Código de Ética e Conduta da AMAGGI, suas políticas, normas e procedimentos, quaisquer irregularidades, bem como para sugestões e reclamações. Esse canal é disponibilizado para que todas as partes interessadas possam, de forma segura e responsável, denunciar a situação e contribuir com informações para a manutenção de um ambiente corporativo seguro, ético, íntegro, transparente e produtivo. A AMAGGI não permite ou tolera retaliação contra denunciantes de boa-fé.

O Canal Confidencial da AMAGGI permite que as comunicações sejam feitas por e-mail, por telefone e pelo formulário do website da empresa. Os canais estabelecidos são amplamente divulgados nas unidades da AMAGGI, em seu website e outros materiais destinados ao público interno e terceiros.

A AMAGGI assegura que todas as denúncias recebidas são registradas, investigadas e apuradas com independência, imparcialidade, metodologia, protocolos e amparo legal, por equipe específica e dedicada.

 

11 DUE DILIGENCE DE INTEGRIDADE (DDI)

A AMAGGI zela por relações produtivas e, acima de tudo, éticas. Assim, realiza diligências ambientais e de compliance previamente à efetiva relação ou contratação, em parceiros de negócios de acordo com as categorias elegíveis. Para isso dispõe do normativo interno DE-0146 Política de Avaliação de Parceiros de Negócios, com o objetivo de estabelecer as diretrizes e os procedimentos para elaboração do relatório de Due Diligence de Integridade (DDI).

Ações mitigatórias de riscos são adotadas e medidas diferenciadas de monitoramento são implementadas de acordo com o perfil de risco de cada parceiro de negócio.

As relações que sejam formalizadas contratualmente contemplam cláusulas específicas sobre o compromisso com o atendimento às leis aplicáveis, inclusive as leis anticorrupção e de proteção de dados.

 

12 MONITORAMENTO DE RISCOS E CONTROLES

O monitoramento de riscos e controles envolve a avaliação contínua dos processos e controles internos para verificar se são adequados e efetivos para antecipar e mitigar riscos. Por meio desse monitoramento,

identificamos oportunidades de melhorias nos processos e controles internos para que o seus devidos aprimoramentos e correções sejam implementados.

Todos os gestores são responsáveis por cotidianamente monitorar eventos que possam gerar riscos, por tomar as providências necessárias de mitigação de riscos e pelo fortalecimento dos controles internos. Eles são também responsáveis pela devida capacitação de suas equipes para que todos os integrantes monitorem os riscos em suas atividades diárias.

O monitoramento e a avaliação contínua dos indicadores de riscos têm como objetivo detectar preventivamente desvios de processo, potenciais situações de fraude, perdas financeiras e tendências que possam apontar erros ou irregularidades para que ações corretivas sejam implementadas.

Conheça mais sobre o tema e sobre a metodologia de gestão de riscos na Política Global de Riscos da Amaggi.

 

13 RESPONSABILIDADES, EXCEPCIONALIDADES E DISPOSIÇÕES GERAIS

Todos os colaboradores são individualmente responsáveis por assegurar o cumprimento deste documento em complementaridade com o Código de Ética e Conduta e com as legislações e regulamentações vigentes.

Os superiores imediatos deverão garantir que os seus subordinados recebam orientação necessária para atenderem os requisitos deste documento.

Este documento e a sua atualização, sempre que necessária, é de responsabilidade da área de Compliance, e qualquer exceção às disposições devem ser encaminhados para a Gerência de Compliance.

 

14 REFERÊNCIAS

• Legislação Anticorrupção Lei 12.846/13 e seu decreto 11.129/22
• FCPA (Foreign Corrupt Practices Act)
• UKBA (United Kingdom Bribery Act) legislação britânica de combate à corrupção
• Código de Conduta da AMAGGI
• DE-0055 – Política de Contratação de Empregados
• IT-0947 – Declaração de Conflito de Interesses
• DE-0146 – Política de Avaliação de Parceiros de Negócios
• DE-0134 – Política de Doações e Patrocínios
• IT-0118 -Instrução para Recebimento de Agentes Públicos e Correspondências de Órgãos Públicos
• FA-0904 – Formulário de Registro de Presentes e Hospitalidades
• PO-0167 – Manual de Gestão de Documentos e Registros